AJ bikes

Systém pre cykloservis, ktorý nahradil papiere, tabuľky aj platený rezervačný portál. Dielni ušetril približne 3 200 € ročne na softvéri a beží v dennej prevádzke.

Kde bol problém

Adam opravoval bicykle a zároveň si pamätal, kto čo priniesol, čo sa má kedy vrátiť, koľko to bude stáť a či už zaplatil. Časť mal na papieroch v dielni, časť v hlave, časť v správach na telefóne.

Keď bol na obede alebo pod bicyklom, zákazník sa nedovolal. Keď sa dovolal, Adam odložil náradie a hľadal papier. A keď mal na konci mesiaca zistiť, či sa mu to celé oplatilo, nemal to z čoho spočítať.

Čo bolo treba

Nie „appku na objednávky”. Adam potreboval jedno miesto, kde je celá firma. Zároveň potreboval, aby si zákazníci vedeli rezervovať sami, bez neho.

Čo som postavil

Nie je to len CRM. Je to celý prevádzkový systém dielne v jednej appke v telefóne:

• Opravy od príjmu po vyzdvihnutie. Každý bicykel má stav, položky, cenu aj fotky, a stav sa mení potiahnutím prsta.
• Zákazníci a ich bicykle s QR kódmi, takže po naskenovaní vie Adam okamžite, čí je to bicykel a čo sa s ním už robilo.
• Sklad s naskladnením, výdajom a upozornením, keď niečo dochádza. Súčiastka sa odpíše automaticky vo chvíli, keď ju použije na oprave.
• Dlhodobý majetok vrátane odpisov. Náradie a stroje sú evidované rovnako ako všetko ostatné.
• Tržby, zisk a hodinová sadzba. Koľko firma zarobila, koľko na tom zostalo a koľko vynesie hodina práce.
• Predaj na pulte oddelene od opráv, ale v tých istých číslach.
• Fotky a videá z opráv priamo z appky, aby bolo doložené, v akom stave bicykel prišiel.
• Online rezervácie zo živého formulára na webe, ktoré prídu rovno do systému.

Rezervačný formulár je samostatná časť, ktorá beží na verejnej adrese a je v šiestich jazykoch. Zákazník si vyberie službu, dátum a čas. Vidí pritom len tie termíny, ktoré sú naozaj voľné, lebo systém si to porovnáva s Adamovým kalendárom.

Čo to prinieslo

Adam riadi dielňu z telefónu. Zákazník sa objedná o polnoci bez toho, aby niekoho budil, a potvrdenie mu príde e-mailom aj s pozvánkou do kalendára.

Papiere v dielni skončili. Namiesto nich má Adam k dispozícii to, čo predtým nemal vôbec. Vie povedať, koľko zarobil tento mesiac, koľko má rozrobené v dielni a čo mu leží na sklade.

Prečo to nestojí mesačný poplatok

Toto je časť, ktorú väčšina ľudí prehliadne. Rezervačné platformy a servisné systémy si obvykle pýtajú desiatky eur mesačne za každého používateľa, a tie poplatky bežia ďalej aj v mesiaci, keď firma nemá prácu.

AJ Bikes beží na infraštruktúre, ktorá je pri tejto veľkosti prevádzky v bezplatných pásmach, a to platí pre databázu, hosting aj rozposielanie e-mailov. Adam neplatí za používateľa, neplatí za rezerváciu a neplatí za to, že sa mu darí. A keby raz chcel odísť, celý systém aj dáta sú jeho.

Na rezervačnej platforme, ktorú dovtedy platil, ušetril tisíc eur. Keď sa k tomu prirátajú ďalšie nástroje, ktoré appka nahradila, je to spolu tri tisíc dvesto eur, ktoré firme ostali. To nie je jednorazová zľava, ale suma, ktorá sa neminie každý ďalší rok znovu.

Presne to isté sa dá spraviť pre kohokoľvek, kto dnes platí mesačný poplatok za nástroj, ktorý robí polovicu toho, čo potrebuje.

Pod kapotou

Appka je postavená v Reacte a zabalená cez Capacitor do natívnej aplikácie pre Android, takže Adam ju má v telefóne ako každú inú. Dáta držia Supabase a Postgres, fotky a videá idú do európskeho úložiska Cloudflare R2 cez dočasné odkazy, ktoré po čase strácajú platnosť.

Rezervačný formulár komunikuje so systémom výhradne cez serverové funkcie, ktoré obsahujú obmedzenie počtu požiadaviek a pascu na roboty, takže von sa nikdy nedostane chyba z databázy. Dostupné termíny vznikajú zlúčením týždenných otváracích hodín, výnimiek a obsadených časov z Google Kalendára, a ak by kalendár nebol dostupný, systém sa vráti k vlastným údajom namiesto toho, aby prestal fungovať.

Databáza sa zálohuje každý deň a zálohy sú overené tým, že sa obnovia do čistého prostredia. Nie „máme zálohy”, ale vieme, že sa z nich dá vrátiť. Beží aj automatická kontrola, ktorá každé dve hodiny overí, či je rezervačný formulár dostupný.