Keď firme prerastie Excel cez hlavu

Podľa čoho spoznáš, že je čas

Tabuľku potrebujú dvaja ľudia naraz a jeden musí čakať, alebo si posielate kópie s názvom „final_2".

Vzorce si robil ty a keď si na dovolenke, firma spomalí.

Zákazník sa pýta, ako to stojí, a ty musíš niekomu zavolať a pozrieť sa do tabuľky.

Raz za čas sa niekomu podarí prepísať bunku so vzorcom a nikto nevie, kedy sa to stalo.

Prvý krok nie je programovanie

Prvý krok je rozobrať tú tabuľku. Pri lešenárskom kusovníku som skôr, než padol prvý riadok kódu, našiel v klientovom Exceli desať chýb. Roky podľa neho posielal ponuky, ktoré boli potichu nesprávne.

Preto sa výpočty vždy testujú oproti pôvodným číslam. Keď sa výsledok líši, musí sa vedieť prečo, a nie vždy je chyba na strane novej aplikácie.

Čo sa z tabuľky prenáša a čo nie

Prenáša sa štruktúra a dáta: položky, ceny, zákazníci, história. Prenášajú sa aj výpočty, ale prepísané tak, aby ich nešlo omylom prepísať.

Neprenáša sa ručné farbenie riadkov a poznámky v bunkách. Z toho, čo si zvýrazňoval farbou, sa väčšinou stane stav zákazky alebo štítok, a to je vec, ktorá sa dá filtrovať.

Čo tým firma získa

Prístup pre celý tím naraz, každý s vlastným prihlásením a s tým, čo má vidieť.

Prácu z telefónu, priamo v dielni alebo na mieste u zákazníka, nie až večer za počítačom.

Doklad na jeden klik. Z tých istých dát vzniká cenová ponuka aj faktúra, pri Kotle CRM aj s platobným QR kódom.

História. Vidno, kto čo zmenil a kedy, čo v tabuľke bez verzií nezistíš.

Kedy to nechať tak

Keď v tabuľke pracuje jeden človek, funguje mu to a nikoho ďalšieho nepotrebuje. Vtedy je Excel správny nástroj a systém by bol len drahší Excel.

Keď proces nikto nikdy nepomenoval. Aplikácia vtedy len zrýchli chaos. Najprv sa treba dohodnúť, ako to má fungovať.