SK 
EN pre správu budov a facility
Systém pre správu budov, kde hlásenie poruchy neskončí v poznámkovom bloku
Správcovská firma nespravuje budovy, ale sľuby. Sľúbila, že sa porucha vyrieši, že revízia bude včas a že za to niekto zaplatí správnu sumu. Všetky tri sa dajú stratiť v telefonáte.
Systém pre správcovskú alebo facility firmu na mieru stojí od 1 400 € a prvá verzia býva hotová do týždňa. Vedie objekty s technológiami a revíznymi lehotami, prijíma hlásenia porúch od nájomníkov s poradovým číslom, sleduje objednávky u dodávateľov a pripraví mesačné vyúčtovanie podľa zmluvy.
Kde správcovi horí
Hlásenia prichádzajú telefonicky
Zapíšu sa na papier a časť z nich sa stratí. Nájomník potom volá druhýkrát a už je nahnevaný.
Revízne termíny sú v Exceli
Elektrika, hasiace prístroje, výťah, komín. Každé s inou lehotou a v jednej tabuľke, ktorú nikto neotvára.
Nevieš, čo dodávateľ spravil
Objednal si opravu a výsledok vidíš až na faktúre, ktorá je vyššia, než sa čakalo.
Vyúčtovanie sa skladá ručne
Každý objekt má inú zmluvu a iný rozsah. Chyby sa zistia až u klienta a stoja dôveru.
Čo taký systém obsahuje
Objekt s technológiami: kotolňa, výťah, hasiace prístroje, elektroinštalácia, každé s vlastnou revíznou lehotou. Z toho vzniká kalendár povinností, ktorý sa nemusí každý rok skladať odznova.
Hlásenie poruchy s poradovým číslom, ktoré môže nájomník poslať sám cez formulár alebo e-mail. Hlavná hodnota nie je v technológii, ale v tom, že sa hlásenie nedá stratiť a klient vidí, v akom je stave.
Objednávku u dodávateľa naviazanú na hlásenie, s dohodnutou cenou a s tým, čo bolo objednané. Faktúra sa potom kontroluje proti objednávke a nie proti pamäti.
Mesačné vyúčtovanie podľa zmluvy s objektom vrátane prác nad rámec, ktoré sa inak najčastejšie zabudnú vyfakturovať.
Prehľad o tom, ktoré revízie sú po termíne. Pri správe cudzieho majetku je to nielen obchodná, ale aj zodpovednostná otázka, a preto by to nemalo závisieť od toho, či si niekto spomenie.
- Objekty a technológie Čo je v budove a akú to má revíznu lehotu.
- Hlásenia porúch S poradovým číslom a viditeľným stavom pre klienta.
- Dodávatelia Objednávka s dohodnutou cenou, proti ktorej sa kontroluje faktúra.
- Mesačné vyúčtovanie Zmluvná časť plus práce nad rámec, ktoré sa inak stratia.
Čo za tým stojí
Pre správcovskú firmu som zatiaľ nestaval. Najbližšie je Kotle CRM s evidenciou objektov, zariadení a termínov, čo pokrýva podstatnú časť. Čo je iné, je práca s dodávateľmi a mesačné vyúčtovanie podľa rôznych zmlúv, a to je najväčší kus práce, ktorý by nás čakal.
Najbližší hotový systém je CRM pre servisnú firmu, kde beží evidencia objektov a zariadení, pripomienky na povinné termíny a fakturácia s platobným QR.
Vznikol nahradením jedného Excelu, ktorému rozumel jediný človek, a prvá funkčná verzia bola za 3 hodiny. Pri správcovských firmách býva takých Excelov viac a to je jediný rozdiel.
Časté otázky
Chceme, aby si nájomníci hlásili poruchy sami.
Dá sa to a je to najviditeľnejšia zmena pre klienta. Odporúčam ale nechať aj telefón: časť ľudí formulár nepoužije nikdy a hlásenie je dôležitejšie než forma.
Spravujeme bytové domy aj komerčné objekty.
To je bežná kombinácia. Rozdiel je hlavne v zmluvách a vo vyúčtovaní, technológie a revízie sa evidujú rovnako.
Vieme dokladovať vlastníkom, čo sme spravili?
Áno, a je to jeden z najlepších dôvodov, prečo to mať. Mesačný prehľad hlásení, ich stavu a nákladov je príloha, ktorá ukončí väčšinu diskusií na schôdzi vlastníkov.
Koľko to stojí?
Od 1 400 €, bez poplatku za používateľa. Ďalší rozvoj od 330 € mesačne bez viazanosti.
Koľko hlásení sa u vás tento mesiac stratilo?
Napíš mi, koľko objektov spravujete a ako dnes prijímate poruchy. Porucha príde do systému, nie do desiatich správ, a na jednej obrazovke vidíš, čo kde beží. Prvý hovor je zadarmo.
Nezáväzný hovor →