SK 
EN pre upratovacie firmy
Systém pre upratovaciu firmu, ktorý spraví mesačnú fakturáciu za dve hodiny
Upratovacia firma nemá problém s upratovaním. Má problém s tým, že tridsať ľudí na dvadsiatich objektoch treba naplánovať, skontrolovať a vyfakturovať podľa dvadsiatich rôznych zmlúv.
Systém pre upratovaciu firmu na mieru stojí od 1 400 € a prvá verzia býva hotová do týždňa. Vedie rozpisy zmien na objektoch, dochádzku s potvrdením priamo z miesta, spotrebu chémie a materiálu a z toho zostaví mesačnú fakturáciu podľa zmluvných sadzieb, čo z dvoch dní práce spraví dve hodiny.
Kde sa v upratovacej firme míňa čas
Rozpis zmien žije v Exceli a v hlave
Keď niekto ochorie, prehadzuje sa to telefonátmi a časť objektov sa dozvie na poslednú chvíľu.
Nevieš, či tam naozaj bol
Zákazník tvrdí, že v stredu nikto neprišiel. Nemáš to ako vyvrátiť ani potvrdiť.
Spotreba chémie je záhada
Vydáva sa po baleniach a spotreba sa nesleduje. Na niektorých objektoch je dvojnásobná a nikto nevie prečo.
Fakturácia zožerie prvé dva dni mesiaca
Každá zmluva má inú sadzbu, iný rozsah a iné príplatky. Skladá sa to ručne a chyby sa nájdu až u zákazníka.
Čo taký systém obsahuje
Objekty so zmluvnými podmienkami: rozsah, frekvencia, sadzba a čo je nad rámec. Toto je základ, z ktorého potom vyplýva všetko ostatné vrátane faktúry.
Rozpis zmien a dochádzku, ktorú upratovačka potvrdí z telefónu na mieste. Nie kvôli kontrole ľudí, ale kvôli tomu, aby si mal pri spore so zákazníkom niečo v ruke.
Výdaj chémie a materiálu na objekt, takže vidíš spotrebu podľa miesta a nie podľa firmy ako celku. Rozdiely medzi objektmi bývajú prvá vec, ktorá sa zaplatí.
Mesačnú fakturáciu, ktorá vznikne z odpracovaných zmien a zmluvných sadzieb. Práce nad rámec sa pripoja ako samostatné položky, takže o nich zákazník vie a nie sú predmetom hádky.
- Objekt a zmluva Rozsah, frekvencia, sadzba a čo je nad rámec.
- Rozpis zmien Kto kde a kedy, vrátane zastupovania pri chorobe.
- Dochádzka a spotreba Potvrdenie z miesta a výdaj chémie na objekt.
- Mesačná faktúra Zostaví sa z odpracovaného a zo zmluvy, nie ručne.
Čo za tým stojí
Pre upratovaciu firmu som zatiaľ nestaval. Najbližšie mám Kotle CRM s evidenciou objektov, prácou v teréne a fakturáciou, čo pokrýva podstatnú časť. Čo je iné, je plánovanie zmien pre desiatky ľudí a mesačné vyúčtovanie podľa zmlúv, a to je najväčší kus práce, ktorý by nás čakal.
Najbližší hotový systém je CRM pre servisnú firmu, kde beží evidencia objektov, práce technikov v teréne a fakturácia s platobným QR. Logika opakovanej práce na cudzom objekte je tá istá.
Vznikol nahradením jedného Excelu, ktorému rozumel jediný človek. To je situácia, ktorú v upratovacích firmách vidím skoro vždy, len s tým rozdielom, že tých Excelov býva viac.
Časté otázky
Naši ľudia nie sú technickí tipi. Zvládnu to?
Dochádzka sa robí jedným klepnutím v telefóne alebo naskenovaním kódu pri vchode. Ak je to zložitejšie, ľudia to obídu, a potom je systém na nič.
Máme aj jednorazové upratovania po rekonštrukcii. Patria tam?
Áno, vedú sa ako zákazka mimo zmluvy a fakturujú sa zvlášť. Pri väčšine firiem je to práve tá časť, ktorá sa najčastejšie zabudne vyfakturovať.
Vieme z toho dostať podklady pre mzdy?
Export odpracovaných hodín podľa ľudí áno. Samotné mzdy počíta účtovníčka vo svojom programe a nemá zmysel to duplikovať.
Koľko to stojí?
Od 1 400 €. Neplatí sa za používateľa, čo je pri tridsiatich ľuďoch hlavný rozdiel oproti hotovým programom.
Koľko dní ti zoberie mesačná fakturácia?
Napíš mi, koľko máte objektov a koľko ľudí. Vidíš, kto je dnes na ktorom objekte, bez toho, aby si obvolával ľudí. Prvý hovor je zadarmo a povie ti, čo sa oplatí riešiť ako prvé.
Nezáväzný hovor →