Systém namiesto Excelu

Excel je výborný nástroj a väčšina firiem na ňom vyrastie právom. Problém prichádza vtedy, keď v ňom firma prestane byť. Vzorce pozná jeden človek, súbor koluje v troch verziách, nikto nevie, ktorá je posledná, a keď je ten jeden človek na dovolenke, firma spomalí.

To nie je chyba Excelu. Je to len znamenie, že firma vyrástla z toho, na čo bol určený.

Prvý krok nie je programovanie

Skôr než čokoľvek postavím, prejdem tvoj súčasný postup a rozoberiem ho na kúsky. Toto je najdôležitejšia časť celej zákazky a zároveň tá, ktorú väčšina dodávateľov preskočí.

Pri lešenárskej firme som pred prvým riadkom kódu napísal zoznam tridsiatich ôsmich otázok a databázu som nezačal navrhovať, kým na ne neprišli odpovede. Popri tom sa ukázalo, že v jeho Exceli je desať chýb vo výpočtoch. Roky podľa neho posielal ponuky, ktoré boli potichu nesprávne.

Väčšina zle postavených systémov nie je zle naprogramovaná. Je postavená na zlom pochopení toho, čo firma reálne robí.

Čo v takom systéme býva

Zákazníci a ich história. Zákazky s tým, v akom sú stave a kto na nich robí. Sklad s tým, čo naozaj je a čo treba objednať. Cenové ponuky, ktoré sa počítajú samy z rozmerov, faktúry na jeden klik a prehľad tržieb, ktorý ti povie, koľko z toho ostalo.

Nedáva sa tam všetko naraz. Prvá verzia rieši to, čo najviac bolí, a ide von do týždňa, aby si ju vedel skúsiť skôr, než sa do nej naleje ďalší mesiac práce.

Ako to funguje pri Kotle CRM

Firma na servis kotlov riadila obchod aj fakturáciu cez jeden Excel. Prvá funkčná verzia nového systému stála tri hodiny. Zákazníci majú karty s tým, čo firma pri kotloch reálne potrebuje vedieť. Aký kotol, aký komín, aká zmluva, kedy bol naposledy servis. Obchodné prípady sa presúvajú medzi stĺpcami potiahnutím myšou, takže je na prvý pohľad vidno, kde sa čo zaseklo.